お客様事例

ヤマハ株式会社様

「Notes移行データツール」を用いたNotes環境からSharePoint Onlineへの引越

カテゴリー: Notes 移行  製造業

事例概要

世界最大の総合楽器メーカーでありさまざまな事業を展開するヤマハ株式会社(以下、ヤマハ)では、2013年にビジネスのグローバル化とそれに伴うワークスタイル変革を推進すべくIT基盤の刷新に着手されました。 そのIT基盤刷新プロジェクトの中で、IBM Notes(以下、Notes)からSharePoint Online環境への移行ツールとして「Notes移行データツール」を導入いただきました。 NotesからSharePoint Online環境への移行支援は初めてのチャレンジとなりましたが、結果としてコスト、納期、品質のすべての面において高い評価をいただくことができました。ここでは、そのプロジェクトでの導入経緯から選定理由、導入効果までをご紹介します。 【取材協力】 ※取材当時 ヤマハ株式会社 情報システム部 主事 小田木 秀樹氏

導入前の課題

プロジェクトの行方を左右するデータ移行作業の課題

ヤマハでは、2013年に『脱Notesプロジェクト』とでも言うべきIT基盤の刷新に着手しました。
第1フェーズではメールやスケジュール管理、会議システムなどの機能をNotesからMicrosoft Office365環境へ移行し、第2フェーズではワークフローをintra-mart環境へ、情報共有、文書管理の機能をSharePoint Online環境へ移行するプロジェクトです。

プロジェクトでは、約8,000DBあるNotes DBを廃止し、必要な文書があれば各部署で移行するのが会社方針でした。プロジェクトの終盤で、文書リンクが多くある業務アプリケーションのマニュアルなどの移行が思うように進まず、その対策を検討する必要性が出てきました。そのまま手作業で続けることも検討しましたが、移行にかかる期間と費用が課題となっていました。

選定の理由

Notes上で表現しているイメージを崩すことなく新環境でも再現可能

プロジェクトを担当するヤマハの情報システム部では、プロジェクト当初よりNotes文書の移行に関するツールや手法について情報収集を続けていました。脱Notesの期限が迫りつつある中、以前intra-martの関連イベントで目にしたGBSのNotes移行ツールが、intra-martだけではなく、同じWeb環境となるSharePoint Onlineにも対応できるのではないかと思い、GBSにコンタクトを取りました。

ヤマハからの相談を受けたGBSでは、Notesからintra-martにデータを移行するためのツールでしたが、ご要望に応じたカスタマイズをする事を決断しました。早速、お客様のプロジェクトのデータ移行に関する要件をヒアリングし、Notes移行ツールが取得可能な情報【テキストデータ/添付ファイル(文書との紐付付き)/リッチテキスト情報(表なども可)/文書リンク/返答文書】が、SharePoint Onlineへのデータ移行にも必要であることがわかり、対応可能であるかどうかを検証するための準備に取り掛かりました。

「なによりも最初にintra-mart向けの移行サンプルデータを頂いたことがよかったです。すぐに、そのサンプルデータの内容から抽出情報に不足がないことがわかり、移行できそうだと感触を得ることができました。あとはSharePoint Onlineの求めるデータ形式にGBSのNotes移行ツール側が、どこまで変換できるかが検証と導入のポイントでした。こちらのリクエストにも早急に対応していただいたおかげで検証作業は短期間で終わることができました。」(小田木氏)

これらの検証作業によりGBSのintra-mart向けNotesデータ移行ツールはSharePoint Onlineにも対応可能であることが確認でき、手作業に代わる待望のデータ移行手段としてプロジェクトへの正式導入が決定しました。

特にデータ移行で重視したのは、部署毎に個別開発したNotes DBから文書リンクとDBリンクの情報を正しく引き継ぐこと、さらに罫線を含む文書位置情報や添付ファイルの位置も正確に抽出して、Notes上で表現しているイメージを崩すことなくSharePoint Onlineでの新環境でも再現できることでした。この部分にもGBSの移行ツールが対応可能である点が選定した大きなポイントでした。

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導入後の効果

移行作業の効率化によりプロジェクト推進に伴う部門の作業負荷軽減に貢献

移行対象となったNotes DBは約120DB(約31万文書)になりました。
事前に情報システム部で行った手作業による移行は、リンク情報が多い文書の場合、1文書あたり約30分かかりました。専任者がこの作業に慣れて1文書あたり10分ぐらいに短縮できたとしても、約31万文書では約310万分(323人月)となり、現実的な工数ではありません。
Notesサーバーを廃止するために、移行対象Notes DBはNotesのアーカイブDBへ移行し、その後、共有すべき文書があれば、手作業でSharePoint Onlineへ移行する方法が現実解となりましたが、GBSのNotes移行ツールにより、移行作業は半自動化され、最終的に約7人月で移行ができました。
結果、スケジュールを延ばすことなく、文書リンクとDBリンクの情報を正しく引き継いだデータ移行作業ができ、脱Notesプロジェクトが完了しました。

「人海戦術でデータ移行作業を続けていたら工数だけが増え続け、いつ終わるかわからない状況になる可能性が十分にありました。そうなっていたら、文書リンクも含めた移行データの検証が完了するまでNotes環境を維持しなければならず、脱Notesプロジェクトが完了できませんでした。GBSのNotes移行ツールは、導入コストも納得できる範囲でしたし、納期や品質についても非常に満足しています。」(小田木氏)

お客様プロフィール

お客様名
ヤマハ株式会社
所在地
本社:静岡県浜松市中区中沢町10番1号
URL
http://jp.yamaha.com/
事業内容
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楽器事業:ピアノ、電子楽器、管・弦・打楽器等の製造販売等
音響機器事業:オーディオ、業務用音響機器、情報通信機器等の製造販売
その他:電子部品事業、自動車用内装部品事業、FA機器事業、ゴルフ用品事業、リゾート事業等

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